Prima di tutto… buon anno a tutti!
Riprendiamo a discutere di Modern Project Management partendo da una serie di suggerimenti per usare al meglio la Matrice di Eisenhower, matrice che abbiamo introdotto nel precedente post in relazione alle tematiche di “urgenza” e “importanza”.
Ricordiamo le definizioni assegnate:
- Urgente: attività sensibile al tempo e che richiede un'attenzione immediata per evitare conseguenze immediate.
- Importante: attività annesse ad obiettivi strategici, personali o professionali, spesso a lungo termine.
che ci proiettano sulla matrice oggetto del post:
Matrice di Eisenhower
Supponiamo di aver compreso bene il significato e le differenze dei 4 diversi quadranti, resta ora aperta una domanda:
“se ho un elenco di attività come vado efficacemente ad assegnarle ai quadranti definendone le priorità?”
Ebbene, pur non esistendo una regola universale per fare ciò (e ci mancherebbe!), si possono prendere in considerazione tre passi operativi che l’esperienza dimostra essere efficaci in molte situazioni:
- Assegnare un Colore alle attività: si ricorre quindi ad uno dei più basilari elementi di visual management. L’assegnazione di un colore alle diverse attività è sicuramente di grande aiuto per raggruppare rapidamente quelle più prioritarie all’interno del proprio backlog (o lista della spesa 😊). In tal modo, usando gli stessi colori assegnati ai quadranti per definire dualmente le priorità, si avrà (in riferimento alla figura precedente):
- verde = priorità più elevata
- blu = secondo livello di priorità
- giallo = terzo livello di priorità
- rosso = nessuna priorità
Una vota assegnati i colori, alle attività saranno anche implicitamente associate le azioni relative da intraprendere: Verde=Agisci, Blu=Pianifica, Giallo=Delega, Eliminare.
- Limitarsi a Dieci attività per quadrante
Se si hanno troppe attività nei diversi quadranti, la matrice rischia di diventare disordinata e di “spaventare” chi la si osserva. Per evitare ciò, è utile limitare al massimo a 10 le attività per ogni quadrante.
Inoltre, il lavoro di posizionamento è decisamente time-consuming e, spingendosi all’estremo, potrebbe trasformarsi in una pianificazione big-up front che porta con sé tutte le criticità del classico approccio waterfall da manuale.
Se ne avete di più, è possibile ricorrere ad un dirty basket (una to-do list aggiuntiva) in cui inserirle e spostarle progressivamente sulla matrice con logica pull, stile kanban/lean.
- Iniziare dal Quarto quadrante
Si inizia con l’identificare le attività che ricadono nel quarto quadrante (Perdita di Tempo), permettendo così di eliminare rapidamente le attività non necessarie e concentrarsi su quelle che contano.
Successivamente si procede in ordine, lavorando al primo, al secondo e al terzo quadrante.
La cosa da evidenziare è che, molto spesso, in questo modo ci si accorge subito che oltre il 50% delle attività che popolano la nostra to-do list sono in realtà superflue, e la legge di Pareto è sempre dietro l’angolo.
I tre passi possono essere ripetuti più volte per affinare il contenuto della matrice e ottenere il set essenziale di attività realmente importante su cui concentrarsi
