Le tematiche di “urgenza” e “importanza” sono una costante nel nostro lavoro quotidiano.

In qualche modo le sovrapponiamo e, spesso, non riusciamo a dare loro, individualmente, una declinazione chiara, associando ad una cosa “urgente” anche implicitamente un’alta importanza, e ad una cosa “importante” un fatto temporale prioritario.

Entrando nello specifico però, abbiamo:

• Urgente: attività sensibile al tempo e che richiede un'attenzione immediata per evitare conseguenze immediate. Le attività urgenti portano ad una “reazione” che spesso interrompe quello che si sta facendo per spostarsi su di esse. L’urgenza è un fattore quasi sempre oggettivo, poiché dipende direttamente dalla variabile tempo e quindi dalle scadenze del progetto o della fase su cui si sta lavorando.
• Importante: attività annesse ad obiettivi strategici, personali o professionali, spesso a lungo termine. Le attività importanti potrebbero non essere sensibili al fattore tempo e richiedono spesso pianificazione, organizzazione e pragmatismo. L’importanza di un’attività è una valutazione soggettiva, poiché dipende da motivi individuali come principi, valori e abitudini o dal tipo di progetto a cui si sta lavorando.

Per analizzare il comportamento e la reazione delle persone in relazione ai due fattori, nel 2018 è stato promosso uno studio dalla Oxford Academy, il “The Mere Urgency Effect” (https://academic.oup.com/jcr/article-abstract/45/3/673/4847790?redirectedFrom=fulltext&login=false), che ha rilevato come le persone tendono a dare la priorità alle attività urgenti rispetto a quelle importanti, anche quando le attività urgenti offrono una ricompensa molto minore. 

Il Mere Urgency Effect (Effetto della Semplice Urgenza) suggerisce, quindi, che le persone si concentreranno sulle attività con una finestra breve di completamento perché consentono un quick-win, dando priorità più bassa alle attività importanti i cui benefici (anche se maggiori) si concretizzeranno su un periodo temporale più lungo

La tematica è dibattuta da tempo immemore, tanto che, nel 1954, il presidente Dwight D. Eisenhower (34° presidente degli Stati Uniti e generale a cinque stelle) disse: 

“Ho due tipi di problemi, l'urgente e l'importante. Le cose urgenti non sono importanti, e le cose importanti non sono mai urgenti”.

Sulla scia di questa affermazione nasce la Matrice di Eisenhower, uno strumento per organizzare le attività proprio in base all'urgenza e all'importanza: lo scopo, come intuibile da quanto evidenziato fin ora, è quello di dare priorità a ciò che è più importante. 

La matrice si sviluppa quindi su quattro quadranti:

• Quadrante 1: Crisi- URGENTI e IMPORTANTI: qui sono inserite le attività prioritarie, che necessitano di essere svolte immediatamente e che non sono delegabili.
• Quadrante 2: Successo- NON URGENTI e IMPORTANTI: qui sono inserite le attività importanti che non necessitano di essere completate nel breve periodo.
• Quadrante 3: Interruzioni- URGENTI e NON IMPORTANTI: qui si hanno le attività ritenute urgenti ma non particolarmente importanti e che possono quindi essere delegate ad altre persone.
• Quadrante 4: Perdite di Tempo- NON URGENTI e NON IMPORTANTI: qui vanno inserite le attività che sono solo una fonte di distrazione e che quindi vanno eliminate.

Il metodo della matrice di Eisenhower è stato analizzato a più riprese e da vari studiosi, tra cui Stephen Coveynel libro “le 7 regole del successo”, motivo per il quale la matrice di Eisenhower viene anche chiamata Matrice di Covey.