L’implementazione di un moderno Portfolio può essere molto complessa, e può incontrare diverse sfide cui occorre essere preparati.

Le sfide principali includono:

1. Cambiamento Culturale: questo può comportare una più o meno marcata resistenza al cambiamento, in relazione a quanto le sono abituati a processi più tradizionali ed organizzazioni fortemente gerarchiche. È essenziale coinvolgere attivamente i membri dell’organizzazione, fornire formazione e supporto per promuovere una mentalità flessibile e orientata al valore.
2. Complessità Organizzativa: coordinare e integrare gli elementi alla base di un approccio moderno al Portfolio può essere difficile, specialmente se vi sono silos organizzativi o dipendenze complesse tra le diverse parti del Portfolio. È importante investire tempo nella comprensione approfondita della struttura organizzativa e nella definizione di meccanismi efficaci per la gestione di queste dipendenze ed interconnessioni.
3. Misurazione del Valore: determinare il valore complessivo delle iniziative all’interno del portafoglio può essere una sfida. È necessario definire metriche di valore chiare e misurabili che riflettano gli obiettivi strategici dell’organizzazione e che consentano di valutare l’impatto delle attività in modo accurato ed equo.
4. Integrazione con Processi Esistenti: l’implementazione del Portfolio può richiedere l’integrazione con processi esistenti di gestione di progetto, del budget e della strategia aziendale. Questo può essere complicato se i processi attuali sono rigidi o poco adatti alla mentalità agile e snella promossa dal Portfolio. È necessario trovare un equilibrio tra l’adattamento dei processi esistenti e l’introduzione di nuove pratiche per garantire una transizione fluida e coerente.
5. Gestione del Cambiamento: l’implementazione del Portfolio può rappresentare un significativo cambiamento organizzativo e operativo. È importante gestire attentamente questo processo di trasformazione, coinvolgendo le parti interessate, comunicando in modo chiaro e continuo gli obiettivi e i benefici del cambiamento e affrontando le preoccupazioni e le resistenze dei membri dell’organizzazione in modo proattivo.

Affrontare le diverse sfide presentate richiede un impegno a lungo termine da parte dell’organizzazione, con una leadership forte, un coinvolgimento attivo dei dipendenti e una pianificazione strategica dettagliata. Tuttavia, superare queste difficoltà può portare a significativi miglioramenti nella gestione del portafoglio e nel raggiungimento degli obiettivi aziendali complessivi.

Nell'implementazione devono essere coinvolte diverse funzioni aziendali, ognuna con un ruolo specifico nel processo. Tra le principali si individuano:

1. Leadership esecutiva: i leader (CEO, i dirigenti senior, responsabili delle funzioni) sono responsabili di definire la strategia aziendale complessiva e di stabilire gli obiettivi strategici del portafoglio. Nell’insieme devono fornire la visione e il sostegno necessari per l’adozione di un moderno Portfolio e guidano il cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.
2. Portfolio Manager: responsabile della supervisione e dell’allocazione delle risorse a progetti e iniziative all’interno del portafoglio. Questo può includere la valutazione dei progetti proposti, la prioritizzazione dei backlog, la gestione dei rischi e delle dipendenze, e la misurazione del valore generato dal portafoglio nel suo complesso.
3. Value Management Office (VMO): responsabile di facilitare il processo di gestione del Portfolio e di promuovere l’eccellenza operativa e la governance Lean come parte di una trasformazione Lean-Agile.
4. Project Management Office (PMO): fornisce supporto operativo e amministrativo per l’implementazione del Portfolio, compresi strumenti e processi per la gestione del portafoglio, la raccolta e l’analisi dei dati, la standardizzazione delle pratiche di gestione del progetto e la formazione dei membri dell’organizzazione.
5. Sviluppo e delivery: sono le funzioni coinvolte nello sviluppo e nella delivery di prodotti e servizi, come sviluppatori, ingegneri, designer e team di produzione, responsabili della realizzazione dei progetti e delle iniziative all’interno del portafoglio. Queste funzioni devono adottare pratiche agili e collaborare attivamente con altri team per garantire una consegna rapida e di alta qualità.
6. Finanza e controllo di gestione: coinvolta nella gestione dei budget e delle risorse finanziarie all’interno del portafoglio. Può includere: pianificazione e allocazione dei budget, monitoraggio dei costi e delle spese, e valutazione del rendimento finanziario dei progetti e delle iniziative.
7. HR e sviluppo organizzativo: responsabili di supportare il cambiamento culturale e di sviluppare le competenze necessarie per l’adozione del Portfolio all’interno dell’organizzazione. Questo può includere: formazione sulle pratiche Agile e Lean, formazione in ambito Traditional/Waterfall, promozione della collaborazione e della trasparenza, creazione di un ambiente di lavoro incentrato sul valore e sull’innovazione, ecc.

Queste funzioni lavorano insieme per garantire il successo dell’implementazione moderna alla gestione del Portfolio, collaborando attivamente per definire obiettivi comuni, allineare processi e pratiche, e promuovere una cultura aziendale orientata al valore e alla collaborazione.

Tra i diversi vincoli, quelli legali e fiscali venogno spesso sottessi, ma possono influenzare il processo in modo considerevole.

Alcuni di questi vincoli includono:

1. Normative fiscali: possono influenzare l’allocazione delle risorse finanziarie e la gestione dei budget all’interno del portafoglio. Ad esempio, ci possono essere regole specifiche riguardanti la deducibilità delle spese, la tassazione dei proventi derivanti dai progetti e le modalità di rendicontazione fiscale. È importante conformarsi alle normative fiscali vigenti e ottenere consulenza professionale in materia fiscale per assicurarsi che l’implementazione del Portfolio sia conforme alla legge.
2. Legislazione del lavoro: può influenzare la struttura organizzativa e le pratiche di gestione delle risorse umane all’interno dell’organizzazione. Ci possono essere normative specifiche riguardanti: l’orario di lavoro, i contratti di lavoro, la rappresentanza sindacale e i diritti dei dipendenti che devono essere considerate nell’implementazione del Portfolio. È importante rispettare la legislazione del lavoro e collaborare con i rappresentanti sindacali e i professionisti HR per garantire la conformità legale.
3. Protezione dei dati: regolata dalle varie normative di riferimento (in EU vige la General Data Protection Regulation - GDPR). Nell’implementazione del Portfolio è fondamentale rispettare le normative sulla protezione dei dati e garantire che vengano adottate misure adeguate a proteggere le informazioni sensibili e rispettare i diritti dei soggetti interessati.
4. Normative settoriali: a seconda del settore in cui opera l’organizzazione, possono essere presenti normative specifiche che regolano le attività e gli investimenti. Ad esempio, nel settore sanitario, nell’ambiente finanziario o nel settore delle infrastrutture, possono essere presenti normative particolari che devono essere considerate nell’allocazione delle risorse e nella gestione dei progetti.
5. Contratti e accordi commerciali: gli accordi contrattuali con clienti, fornitori e partner commerciali possono influenzare la gestione del portafoglio e l’implementazione del Portfolio. È importante considerare gli obblighi contrattuali, le clausole di riservatezza, i termini di pagamento e altre disposizioni legali rilevanti per garantire il rispetto degli impegni e la conformità agli accordi stipulati.

Affrontare questi vincoli legali e fiscali richiede una valutazione attenta e una gestione diligente durante l’implementazione del Portfolio.

È consigliabile coinvolgere esperti specifici per fornire consulenza e supporto nel rispetto delle normative e nella gestione dei rischi associati.